Manajemen Ruang Lingkup Proyek – Prinsip-prinsip Dasar

Ketika seorang manajer proyek bersedia untuk menerima semua permintaan perubahan ruang lingkup pemangku kepentingan untuk merugikan tujuan proyek lainnya, kami menyebutnya lingkup creep. Namun, jika dia terlalu konservatif dan cenderung menjaga lingkup proyek tetap seperti yang didefinisikan dalam pernyataan lingkup aslinya, dia akan kurang memenuhi harapan para pemangku kepentingan. Bagaimana manajer proyek dapat mengatasi dilema ini?

Setiap manajer proyek memiliki praktik sendiri untuk mengatasi masalah ini. Apa yang saya ingin lakukan dalam artikel ini adalah untuk membahas beberapa prinsip dasar untuk manajemen ruang lingkup yang efektif. Di sini, dengan prinsip dasar yang saya maksud jika Anda gagal menerapkannya, Anda akan gagal mengelola lingkup proyek Anda.

Ruang lingkup proyek harus didasarkan pada persyaratan

Pernyataan ruang lingkup mencakup hasil yang proyek harus hasilkan untuk memenuhi persyaratan. Sementara persyaratan ditulis dalam bahasa bisnis, pengiriman proyek ditulis dalam bahasa yang berorientasi pada produk. Setiap permintaan perubahan terkait pengiriman proyek harus didahului oleh perubahan persyaratan.

Anda tidak dapat menambahkan fitur yang tidak mencerminkan persyaratan apa pun. Banyak orang melakukan itu hanya karena mereka ingin pelanggan mereka bahagia, atau karena ada waktu yang tersisa sampai batas waktu pengiriman tertentu. Praktek ini disebut sebagai pelapisan emas.

Alasan utama untuk tidak mempraktekkan pelapisan emas adalah bahwa pelapisan emas dapat meningkatkan risiko proyek Anda dengan cara-cara berikut

Fitur tambahan dapat mencegah fungsi yang diperlukan berfungsi dengan benar. Anda mungkin harus menghabiskan waktu untuk mengerjakan ulang jika fitur tambahan ini tidak berfungsi. Fitur tambahan yang bagus menurut Anda mungkin tidak begitu bagi pemangku kepentingan lainnya.

Harus ada kontrol terpadu atas ruang lingkup proyek

Kebanyakan selalu ada perubahan ruang lingkup selama proyek. Namun, Anda harus memiliki kontrol keseluruhan atas ruang lingkup proyek. Di sini, dengan kontrol kita tidak selalu berarti Anda harus mencegah perubahan. Sebaliknya, jika perubahan diperlukan untuk memenuhi persyaratan saat ini yang lebih aktual dari persyaratan awal, perubahan tersebut harus diterapkan. Mengontrol ruang lingkup proyek termasuk

Memahami akar penyebab perubahan pada ruang lingkup proyek.

Identifikasi kecenderungan perubahan dan risiko yang terkait dengannya.

Cegah perubahan yang tidak perlu pada lingkup proyek.

Ruang lingkup proyek harus secara teratur diverifikasi dengan pemangku kepentingan proyek

Kiriman yang dihasilkan harus diverifikasi dengan pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa kiriman ini memenuhi persyaratan. Anda dapat memverifikasi cakupan di setiap tonggak proyek atau kapan pun pengiriman kunci selesai. Tidak perlu menunggu sampai akhir proyek untuk memverifikasi semua kiriman.

Dengan memverifikasi ruang lingkup secara rutin, Anda dapat memastikannya

Anda tidak menghasilkan kiriman yang tidak memenuhi persyaratan.

Para pemangku kepentingan proyek diberitahu tentang status proyek; sebagai hasilnya mereka dapat memberi Anda umpan balik tepat waktu tentang kiriman.

Alasan lain untuk verifikasi ruang lingkup reguler adalah bahwa pernyataan lingkup proyek mencakup asumsi dan kendala, yang dapat berubah secara signifikan selama proyek. Jika Anda mempertimbangkan verifikasi ruang lingkup sebagai cara untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan proyek tentang status proyek, Anda dapat memverifikasi tidak hanya kiriman, tetapi juga asumsi dan kendala. Perubahan asumsi dan kendala dapat menyebabkan perubahan persyaratan atau perubahan dalam cara penyampaian proyek dapat memenuhi persyaratan ini.

Apakah Anda berpikir bahwa mengikuti prinsip-prinsip ini memastikan manajemen lingkup yang efektif?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *